Граждане Российской Федерации и иностранные граждане вправе обращаться как в российские архивные органы, так и в дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации за границей для истребования необходимых документов. В тех случаях, когда нужный гражданину документ находится на территории России, заявителю необходимо обратиться в Представительство и предоставить:
1. Заграничный паспорт и/или внутренний паспорт и копии страниц с фотографиями;
2. Заполненное заявление.
3. Квитанцию об оплате консульского сбора (Стоимость оформления - ТАРИФ СБОРОВ ЗА СОВЕРШЕНИЕ КОНСУЛЬСКИХ ДЕЙСТВИЙ.).
Обращаем Ваше внимание, что не подлежат истребованию, пересылке или вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы Российской Федерации для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации и учреждения по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже трудовой деятельности и прохождении военной службы.
Кроме того, не могут быть истребованы повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших.
Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.
Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.
Практика показывает, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю.
В зависимости от категории запроса об истребовании документов их исполнение в Российской Федерации осуществляют следующие органы:
1. Федеральное архивное агентство Российской Федерации и подведомственные ей федеральные архивы и архивные учреждения субъектов Федерации;
2. Министерство обороны Российской Федерации
3. Министерство внутренних дел Российской Федерации
4. Министерство здравоохранения Российской Федерации
5. Министерство образования и науки Российской Федерации
6. Министерство юстиции Российской Федерации (органы ЗАГС)
7. Центр розыска и информации Российского Общества Красного Креста
Проживающие в России граждане Российской Федерации по вопросам истребования документов из других государств могут обращаться в Консульский департамент МИД России (г.Москва, 1-й Неопалимовский пер., д.12) или представительства МИД России в субъектах Федерации.